SIPOO-TALON KUNNAN TILOJA KOSKEVAT VARAUSEHDOT

Nämä sopimusehdot koskevat Sipoon kunnan omistamien tilojen lyhytaikaista vuokrausta Sipoo-talon portaalin kautta. ​

1. Varaus ja ehdot

Tilavarauksen vahvistamisen yhteydessä nämä varausehdot tulevat kumpaakin osapuolta sitoviksi. Näiden varausehtojen lisäksi vuokralainen sitoutuu tutustumaan varaamansa tilan pelastussuunnitelmaan (esitetty tilassa) sekä huomioimaan tilassa ja sähköisessä varausjärjestelmässä esitetyt ohjeet. Tilojen vuokraajan on oltava täysi-ikäinen.

2. Tilat ja niiden käyttö

Vuokrattavista tiloista ja välineistä sovitaan vuokraustilanteessa. Tiloissa on noudatettava hyvää järjestystä ja hyviä tapoja. Tilat, laitteet ja kalusteet tulee jättää siihen kuntoon ja niille paikoille kuin missä ne ovat vuorauksen alkaessa olleet. Tilan ikkunat tulee sulkea ja valot sammuttaa. Mikäli vuokraaja tarvitsee apua tilajärjestelyihin, tulee siitä sopia etukäteen Sipoo-talon henkilökunnan kanssa. Tilajärjestelyistä (esim. kalusteiden siirto) laskutetaan hinnaston mukaisesti. Tupakoiminen, päihteiden hallussapito tai niiden vaikutuksen alaisena oleminen on kielletty käytössä olevissa tiloissa ja kiinteistön tontilla, PL. juhlatilaisuudet, joissa on varauksen yhteydessä sovittu alkoholinkäyttömahdollisuudesta. Tiloissa majoittuminen on kielletty.

3. Vuokra ja peruutukset

Maksu laskutetaan voimassaolevan hinnaston mukaan tilaisuuden jälkeen. Maksuehto on 14 päivää netto. Korkolain mukainen viivästyskorko peritään. Vahvistetun varauksen perumisesta peritään juhla- ja tapahtumasaleissa vuokralaiselta maksua seuraavasti: peruutus 14 - 0 päivää ennen tilaisuutta: 50 % salin vuokrasta. Kokoustiloissa peruutus tulee tehdä viimeistään edellisenä päivänä, peruuttamattomista ajoista peritään täysi vuokra. Peruutus tehdään sähköpostitse sipootalo(at)sipoo.fi osoitteeseen. Tilan pääkäyttäjä (esim. koulu) voi muuttaa tilavarausta tai peruuttaa sen ilmoittamalla siitä vuokralaiselle kaksi viikkoa ennen varauksen ajankohtaa. 

4. Vuokralaisen vastuu ja vahinkotapaukset

Vuokralainen on vastuussa tilasta sekä kaikista mahdollisista vahingoista, jotka vuokralainen tai tämän henkilöstö, esiintyjät tai yleisö aiheuttavat tilassa olevalle kiinteälle tai irtaimelle omaisuudelle. Vuokralainen sitoutuu noudattamaan Sipoo-talon henkilökunnan antamia, tilassa esillä olevia ja sähköisessä varauspalvelussa esitettyjä ohjeita koskien tilaa, sen laitteita ja kalusteita. Vuokralainen vastaa itse kaikista tilaisuuteen tuomistaan kalusteista ja laitteista. Vuokralainen ei saa toiminnallaan häiritä rakennuksen muita mahdollisia toimintoja tai ympäristöä. Avaimen vastaanottanut henkilö vastaa sen säilytyksestä. Vuokralainen on vahingonkorvausvelvollinen avaimen katoamisesta ja siitä aiheutuvista lisäkustannuksista (esim. lukituksen uudelleensarjoitus). Jos vuokralainen havaitsee puutteita siivouksessa tai muussa tilan tai sen varustuksen kunnossa, on niistä ilmoitettava välittömästi vuokra-aikana Sipoo-talolle. Ilmoittamatta jättäminen tarkoittaa, että tilan katsotaan olevan sopimuksen mukaisessa kunnossa, eikä Sipoo-talo ole niistä jälkeenpäin korvausvelvollinen. Mikäli tilojen käytön aikana kiinteistö tai muu omaisuus vahingoittuu, on käyttäjän viipymättä ilmoitettava vahingosta Sipoo-talon henkilökunnalle korvausmenettelyn selvittämistä varten. Hätätapaukset, jotka vaativat välitöntä korjausta (esim. putkistovauriot, rikkoutuneet ikkunat, murrot) ilmoitetaan Sipoo-talon henkilökunnalle puhelimitse. Murtohälytyslaitteiden kanssa on oltava erittäin huolellinen. Turhat hälytyskäynnit maksaa aiheuttaja. Toiminta hälytyslaitteiden kanssa on ohjeistettu tilassa tai sähköisessä varausjärjestelmässä. Käyttäjä on vastuussa tietoverkon tai internet-yhteyden mahdollisesta käytöstä tai väärinkäytöstä. 

5. Siivoaminen

Vuokralainen vastaa tilan siivoamisesta vuokrauksen lopuksi, ellei tilakuvauksessa toisin mainita. Loppusiivous tehdään kohteessa olevan ohjeistuksen mukaisesti. Tarvittavat siivousvälineet löytyvät tilasta. Loppusiivouksen voi myös tilata etukäteen ja lisäsiivouksen tarpeesta tulee ilmoittaa etukäteen. Näistä laskutetaan hinnaston mukaisesti (25 €/h ma-la, 40 €/h su). Mikäli varauksen päättyessä siivousta ei ole tehty tai se on tehty puutteellisesti, tai kalusteet ja varusteet eivät ole sovituilla paikoilla, on Sipoo-talolla oikeus periä asiakkaalta siivouksesta tai tilajärjestelyistä aiheutuvat kulut erillisen hinnaston mukaisesti. 

6. Viranomaisluvat 

Vuokralainen on velvollinen omalla kustannuksellaan hankkimaan tilaisuuden järjestämiseen tarvittavat mahdolliset viranomaisten luvat. Lavasteet ja tehosteet, joissa käytetään avotulta tai pyrotekniikkaa, ovat kiellettyjä ilman vuokranantajan kirjallista lupaa. Vuokralainen vastaa kaikista tilassa esitettävien teoksien tekijänoikeudellisista sopimuksista. 

7. Tilapäiset rakenteet ja lavasteet

Mahdollisista tilapäisistä rakenteista tulee mainita varauksen yhteydessä lisätietokentässä. 

8. Lipunmyynti ja ilmoittelu 

Vuokralainen vastaa itse tilaisuuden mahdollisesta lipunmyynnistä. Topeliussalissa ja Wessman-salissa järjestettäviä tilaisuuksia koskevissa ilmoituksissa vuokralaisen tulee käyttää tiloista nimiä Topeliussali ja Wessman-sali. 

9. Vapaapaikat 

Vuokralainen sitoutuu luovuttamaan pääsymaksullisiin tilaisuuksiin vuokranantajalle neljä paikkaa. 

10. Varausvahvistuksen siirto 

Vuokralaisella ei ole oikeutta siirtää varausvahvistusta kolmannelle osapuolelle ilman vuokranantajan suostumusta. Vuokralainen ei voi myöskään luovuttaa varauksessa mainittuja tiloja kolmannelle osapuolelle tai sellaisille henkilöille, jotka eivät kuulu vuokralaisen vastuualueeseen. Kaikki varausta koskevat muutokset on tehtävä kirjallisesti. 

11. Vuokranantajan oikeus 

Vuokranantaja pidättää oikeuden arvioida järjestettävän tilaisuuden ohjelman soveltuvuutta sekä tilan että kyseisen ajankohdan kannalta. Tällöin huomioidaan mm. talossa järjestettävät muut tilaisuudet/ tapahtumat, henkilöstötarpeet, mahdolliset pyhäpäivät sekä avoimien ja suljettujen tilaisuuksien määrä/suhde.